Privacidad y tratamiento de datos personales

INTRODUCCIÓN:

VITALA OM S.A.S. ha decido adoptar de forma voluntaria la presente Protección de Datos Personales, la cual establece las condiciones de la organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir. Lo anterior dando cumplimiento a: Los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política; Ley 1581 de 2012; Decreto Reglamentario 1377 de 2013; Decreto 886 de 2014 y Decreto Único 1074 de 2015 capítulos 25 y 26; así como las demás normas que reglamentan, complementan modifiquen o adicionen el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.

Es importante que se tome el tiempo que considere necesario para realizar una lectura a este aviso de privacidad y, si llega a surgir una duda al respecto, siéntase en la libertar de contactarnos por cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

Correo electrónico: vitalaom1@gmail.com
Teléfono: +573136754165
Oficina Domicilio Principal: AV 5ª Norte #23D-68, oficina 324, Santiago de Cali

Tipos de datos personales que reposan en nuestras bases de datos: Los datos personales que recolectamos en nuestra base de datos, que es utilizada y tratada para cumplir con nuestro objeto, son:

Nombre
Apellidos
Cedula
Usuario
Dirección de correo electrónico
Contraseña
Dirección

Igualmente, recolectamos de nuestros trabajadores y proveedores la siguiente información: Información personal relacionada con su fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, grados de escolaridad, experiencia laboral, referencias personales, nivel y estado socioeconómico y situación financiera.

Información personal relacionada con su estado de salud, entidades de seguridad social a las que se encuentra afiliado, antecedentes disciplinarios y judiciales.

Información personal relacionada con su núcleo familiar y dependiente, y sus preferencias personales en términos de actividades y hobbies.

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo, especialmente en materia contable, contractual, fiscal y tributaria, o para atender las disposiciones aplicables a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Presumimos la veracidad de la información suministrada y no verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que nos sean proporcionados.

VITALA OM S.A.S. le informa que, al autorizarnos el tratamiento de sus datos personales, usted acepta la transferencia, procesamiento, uso y revelación de la información personal tal y como está indicado en el presente Aviso de Privacidad.

¿Por qué entendemos que estas autorizando el uso de tus datos personales?

Con la compra de nuestros productos a través de nuestra página web o redes sociales, estás aceptando el Tratamiento de los datos para las finalidades indicadas en el presente Aviso de Privacidad.

MODIFICACIONES Y VIGENCIA:

Cualquier modificación se informará en la página web y publicando una versión actualizada de las políticas de privacidad. Las bases de datos tendrán vigencia indefinida, de conformidad las finalidades y usos de la información. Lo invitamos a revisar el contenido de este Aviso de Privacidad periódicamente.

Esta política entra en vigencia a partir de la fecha de publicación.

CONCEPTOS:

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento e datos personales.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del tratamiento: VITALA OM S.A.S. actúa como encargada del tratamiento de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: VITALA OM S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que VITALA OM S.A.S. realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior solo aplicará exclusivamente para personas naturales.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

VITALA OM S.A.S. manifiesta que garantiza la privacidad, la intimidad, el buen nombre en el tratamiento de datos personales y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad o calidad, seguridad, acceso, y circulación restringida, de los datos personales de sus accionistas, trabajadores y candidatos a vacantes, proveedores de bienes y servicios y/o contratistas, clientes y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos. VITALA OM S.A.S. garantiza la aplicación de los principios generales para el tratamiento de este tipo de datos, contemplados en la Ley 1581 y decretos reglamentarios, los cuales son:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales que VITALA OM S.A.S. realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Principio de libertad: VITALA OM S.A.S. puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos VITALA OM S.A.S. deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

Principio de seguridad: VITALA OM S.A.S. tiene establecidas políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida.

Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalle sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información.

Nuestra pasarela de pagos es un servicio prestado a través de un tercero WOMPI el cual se encarga de hacer los recaudos según necesite cada cliente y el medio de pago a utilizar. El sistema de seguridad es a través de los servidores seguros de Shopify que administra nuestra página web www.vitalaom.com que también cuenta con una política de tratamiento de datos personales la cual puede ser revisada mediante los siguientes links: https://es.shopify.com/legal/privacidad; https://es.shopify.com/legal/terminos .

Principio de transparencia: VITALA OM S.A.S. garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de VITALA OM S.A.S. bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Principio de veracidad o calidad: VITALA OM S.A.S. garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad: VITALA OM S.A.S. frente a su calidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Política, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación: VITALA OM S.A.S. será de medio y no de resultado.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u Otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

VITALA OM S.A.S. garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con : VITALA OM S.A.S.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO:

Al proporcionar sus datos personales, el Titular nos autoriza a usar esta información para las finalidades señaladas en la respectiva solicitud en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad.

Si usted nos proporciona datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que: (i) usted nos autorice a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) la utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea entregada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, (vi) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o (vii) según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad.

Al aceptar esta política de privacidad, nos autoriza para hacer tratamiento de la información recolectada con la finalidad de cumplir con los objetivos de VITALA OM S.A.S. Estas finalidades son:

Enviar comunicaciones, por diferentes medios, relacionadas con eventos organizados por : VITALA OM S.A.S. o por terceros.
Enviar comunicaciones, por diferentes medios, relacionadas con capacitaciones y otras enseñanzas organizadas por: VITALA OM S.A.S. o por terceros.
Enviar información a los clientes y/o a terceros en relación a temas publicitarios y ofertas comerciales que permitan el impulso de productos y/o servicios que sean o no ofrecidos por parte de: VITALA OM S.A.S.
Enviar información y mensajes promocionales y/o publicitarios a los clientes y/o a terceros en relación a eventos, actividades, promociones u ofertas en las cuales: VITALA OM S.A.S. sea parte en cualquier calidad o realizar actividades de mercadeo.
Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información en nuestras bases de datos.
Gestionar las relaciones con proveedores y empleados lo cual puede incluir actualización de datos o llevar a cabo controles reglamentarios.
Para gestionar el cumplimiento de los términos establecidos en la relación laboral como: Afiliación y aportes a las entidades de seguridad social, creación de contrato laboral, generación de pagos y beneficios laborales, así como programas de capacitación, desarrollo, bienestar, salud ocupacional y seguridad.
Para realizar estudios de mercado para definir el perfil de nuestros usuarios, realizar publicidad y prospección comercial.
Gestionar medios de comunicación social y/o contenido editorial.
Desarrollar guías/catálogos de servicios de comercio electrónico.
Gestionar la fidelización, así como las sanciones, amonestaciones, llamados de atención y exclusiones de los clientes.
Facilitar el registro de entrada y salida de documentos.
Manifestar en redes sociales o cualquier medio en caso de ruptura comercial o aclaración de información explicando las razones de ello.
Con la aceptación de la presente Política de Privacidad, los titulares de datos personales nos autorizan para hacerles llegar, por distintos medios y canales (incluyendo, pero no limitándose a correo electrónico, SMS o mensajes de texto, etc.) información de productos y servicios, y de ofertas de productos y/o servicios que son de interés de nuestros clientes, empleados y proveedores.

DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS:

Usted manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales. Estos derechos se enuncian a continuación:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de

EL DERECHO A RECLAMAR:

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos que no corresponda a los registros públicos de VITALA OM S.A.S., puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el responsable o encargado del tratamiento de : VITALA OM S.A.S. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el Titular, tus causahabientes, representante o apoderado debidamente acreditado.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de recibir un reclamo que no sea competencia de VITALA OM S.A.S. para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, VITALA OM S.A.S., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Nota: Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, el procedimiento de trámite ante el derecho de reclamo se regirá por los términos y las oportunidades establecidas en el Código General del Proceso.